การเขียน Job Description (JD) สำคัญอย่างไร

Blog Image
  • Admin
  • 02 OCTOBER 2023

การเขียน Job Description (JD) สำคัญอย่างไร

การเขียน Job Description (JD) สำคัญอย่างไร

Job Description หรือ JD คือ ใบบอกขอบเขตลักษณะของงาน คือ เอกสารที่บอกความละเอียดของงานและความรับผิดชอบในหน้าที่นั้นๆ  และเป็นเครื่องมือในการสื่อสารระหว่างผู้ปฎิบัติงานและผู้บังคับบัญชา รวมทั้งบอกคุณลักษณะของพนักงาน ความรู้ความสามารถในตำแหน่งนั้นๆ ในส่วนวัตถุประสงค์ของ job description นั้นจะประกอบไปด้วย
1.เพื่อกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ ขอบเขตการทำงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น
2.ใช้เป็นเกณฑ์ในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง
3.ใช้ในการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน
4.ใช้ในการพิจารณาการคำนวนค่าแรง เงินเดือน ในตำแหน่งต่างๆ
5.ใช้ในการวิเคราะห์ภาระงานและความเหมาะสมของภาระงานกับอัตรากำลัง
 

องค์ประกอบในการทำ Job Description หรือ ใบบอกลักษณะงาน
1.ข้อมูลทั่วไป (เพศ อายุ ประสบการณ์การทำงาน และอื่นๆ)
2.โครงสร้างตำแหน่งงานของแผนก
3.วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน
4.หน้าที่ ความรับผิดชอบหลัก
5.การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
6.คุณสมบัติขั้นต่ำประจำตำแหน่ง และทักษะความสามารถที่จำเป็นต้องมี
 
 
การเขียน Job Description ที่ดี ควรมีลักษณะดังนี้
1.เขียนจากผู้รู้/ผู้ทำงานจริง
เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด และนำไปใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์ต่อบริษัท 
2.กระชับ ได้ใจความ
การเขียนบรรยายนั้นควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย
3.เข้าใจง่าย
ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจนแน่นอน อย่างเช่นคำว่า อาจจะ, น่าจะ ส่วนหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อ หรือแม้แต่ภาษาต่างประเทศ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติม หรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น 
4.ครบถ้วน
หากการเขียน JD ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ตกหล่น อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ รวมถึงสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้น